La comunicación factor fundamental en la administración de proyectos.
La comunicación es clave en cualquier proyecto. Todos los participantes del proyecto deben estar informados, cada uno en el nivel que corresponda, sobre el estado del mismo y como se está avanzando con respecto al plan del proyecto. Cómo comunicar es más importante que casi cualquier indicador relevante del proyecto. Por supuesto, que es muy importante detectar y dar un seguimiento a los riesgos, pero si no se conoce cómo comunicar apropiadamente estos riesgos, el proyecto podría darse por finalizado o entrar en crisis. Aprender de la teoría sobre cómo tratar en todos los niveles de la organización, incluyendo los niveles directivos de la compañía, es algo que ayuda, pero el mundo real es diferente. El aprendizaje proviene de la práctica, no sentirse frustrado por los primeros reveses.
Se debe aprender a confiar en la gente y realizar mentoring para que cada proyecto se pueda sentir como un logro de equipo. Los miembros del equipo más involucrados en el proyecto, ya sea un proveedor externo, el cliente, el equipo de TI, etc., si toman el proyecto como propio, lograrán el éxito del mismo. Ningún esfuerzo individual, no importa cuán grande sea, puede compensar a un grupo que no trabaja como equipo.
La Dirección de Proyectos en la Administración Pública.
El inicio, la planificación y la ejecución de proyectos en la Administración Pública está generalmente condicionada por características específicas: resultados en la evaluación de proyectos, variedad y magnitud de proyectos, estructuras jerárquicas poco flexibles, intervención de empresas contratistas externas y mecanismos rígidos de contratación, entre otros. Estas características particulares, impactan en las distintas áreas de la Gestión de Proyectos. La principal diferencia tiene que ver con el origen y evaluación de los proyectos, cuyo objetivo no reportará un beneficio económico; sino que ofrecerá un servicio a los ciudadanos. La forma de observar el éxito de estos proyectos públicos consiste en medir el grado de satisfacción de los ciudadanos.
Los gestores públicos son conscientes de los riesgos específicos de los proyectos, debido a su especial sensibilidad y exposición.
Las adquisiciones e intervención de proveedores externos, los cambios de requerimientos, la participación cada vez más activa del ciudadano como interesado activo en todo el proyecto, o el riesgo político, son factores condicionantes en los proyectos públicos. Uno de los retos prioritarios de la Administración Pública se centra en buscar un acercamiento entre el ciudadano y las empresas y en brindar mayor participación ciudadana y transparencia en su gestión.
La Administración Pública debe ser la primera interesada en mejorar la forma en que se gestiona el presupuesto público, cubriendo las necesidades de la población, optimizando los recursos con los que cuenta, brindando una mayor agilidad y eficiencia de sus procesos internos y aportando mayor transparencia en la gestión.
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