¿Project Management, sinónimo de transparencia en Proyectos Públicos?

Este tema es de especial interés para aquellos que desarrollan proyectos en organizaciones públicas, ya sean empresas o reparticiones de gobierno, tanto internacionales, nacionales, provinciales o municipales. 

El primer aspecto a destacar en la aplicación de las buenas prácticas de Project Management, es la participación ciudadana concretada a través de las Área de conocimiento "Gestión de los Interesados" y "Gestión de las Comunicaciones", donde cada interesado (llámese organización no gubernamental, gobierno, sociedad de fomento, club barrial, asamblea vecinal, escuela, ciudadano, etc.) "afectado" positiva o negativamente por el proyecto, puede tener su espacio de opinión, sugerencia y conocimiento del avance y estado de los planes de desarrollo que se implementan en los organismos.

La generación y publicación de información sobre proyectos, tales como sus fines, desarrollo y progreso, podrán ser comunicados a través de diferentes herramientas tecnológicas, de administración de proyectos y de administración del conocimiento, como por ejemplo, utilizando Groupware que incluye sitios Web como portales del conocimiento.

El modelo expuesto representa una solución para la mejora de la gestión de planes de desarrollo bajo una organización pública moderna comprometida en compartir y consensuar con los “interesados” la problemáticas planteadas y las soluciones propuestas, así como en incorporar metodologías de gerenciamiento de proyectos, clásicas y ágiles, utilizando un Manual de Políticas y Procedimientos aplicado a la administración de proyectos.

La mejora continua de la gestión, se realizará mediante la generación de indicadores, la difusión de los resultados de la gestión pública y la opinión de la ciudadanía a través de sistemas de calidad.

Como primer paso se recomienda la realización de un diagnóstico que muestre el estado de situación de la organización, para luego implementar o aplicar mejoras al mismo. Los tres ejes fundamentales son:

• Métodos y herramientas de administración de proyectos.

• Políticas y planes de participación ciudadana.

• Capital intelectual y relacional y técnicas y herramientas de administración del conocimiento. 

Relación entre los ejes 

Beneficios del modelo propuesto

• Eficacia, Eficiencia y economía, la calidad está presente a lo largo de todo el proceso.
• Mejor comunicación entre los diferentes interesados, optimización de los distintos grupos temáticos y consenso en las decisiones.
• Compromiso adquirido y sustentable en el tiempo relacionado con el sentido de pertenencia y sentirse parte de las decisiones.
• Transparencia durante todo el proceso.

Las habilidades que marcarán el mercado laboral en el año 2020

Se trata de competencias que mezclan los conocimientos con las habilidades sociales, la agudeza y la capacidad de adaptarse al cambio. 

Capacidad de pensamiento crítico, desempeñarse en diferentes culturas, dominar el lenguaje informático, arribar a soluciones creativas para problemas estándares;  estas son cuatro de las diez habilidades que deberán tener quienes sean parte de la fuerza laboral en el año 2020, según un estudios elaborados por el Instituto del Futuro del Instituto de Investigación de la Universidad de Phoenix.

Las mencionadas "competencias" son las que permitirán alcanzar el éxito en el campo laboral y enfrentar los desafíos que vivirá la humanidad en los próximos años.

Además de las mencionadas, las otras habilidades que identifica el reporte son: tener inteligencia social; poder evaluar críticamente y elaborar contenido para diversos medios de comunicación; entender y manejar conceptos propios de diversas disciplinas; diseñar tareas y aplicarlas para que produzcan los resultados deseados; discriminar y filtrar la información importante, y ser capaz de trabajar productivamente con miembros de un equipo virtual.

La relación entre el Project Management y el Knowledge Management.

  Cuando debemos implementar un nuevo proyecto y nos sería útil tener acceso a información histórica y consultar con expertos, la experiencia indica que encontramos pobre, y en algunos casos nada, de información, conocimiento o documentación de las Lecciones Aprendidas. ¿Por qué sucede esto? 

Algunas respuestas:

• “No hemos decidido el plan definitivo de este proyecto, así que no queremos documentarlo ahora para no tener que rehacerlo después.”
• "Bueno, no generamos documentación ni  reuniones, porque hemos implementado varios proyectos similares, así que todo el equipo sabe cómo funciona.”
• “No tenemos tiempo para eso, nuestros Schedule en muy ajustado. 
• Estamos siempre implementando proyectos de mejora del sistema, cuando tengamos la versión final, lo volcaremos a la base de conocimiento.

La Administración del Conocimiento expresa que “Es algo que empieza con los objetivos y los procesos de la empresa y con el reconocimiento de la necesidad de compartir información. La gestión del conocimiento no es más que gestionar los flujos de la información y llevar la correcta a las personas que la necesitan, de manera que sea posible hacer algo con prontitud (1)”, en muchos casos, nos encontraremos que, en Project Management, esto no se cumple.      

  Es necesario reconocer que la Administración del Conocimiento, no sólo implica almacenamiento de información o documentación, sino que también protege y conserva el conocimiento organizacional,  genera oportunidad para ampliar las posibilidades de decisión, mejora de servicios y productos y agrega flexibilidad. Como parte de la gestión se deben incluir:

• Redes de Expertos: que funcionan como canal oficial de transferencia de las mejores prácticas en la organización, formadas por personas que poseen un alto nivel de conocimiento sobre temas específicos y lo comparten constructivamente. 

• Comunidades de Práctica: que se encuentran conformadas por personas que se atraen por necesidades técnicas y profesionales, basadas en el conocimiento y experiencia de sus integrantes, con el objetivo de desarrollar su dominio del conocimiento. 

  En la Dirección de Proyectos podrían crearse diferentes Comunidades de Práctica, como de: Riesgos, Calidad y Costos, cuyos objetivos sean los de identificar fuentes de información, clasificarla y consensuar, para garantizar la adopción e implementación de las mejores prácticas,  como así también, poner a disponibilidad y compartir el conocimiento con los equipos de proyecto y colaborar con el Área de RRHH para los programas de entrenamiento.

  La decisión de valor de una política de Administración del Conocimiento y la implementación de un Sistema que lo soporte (Learning Managment System) debería recaer en la PMO (Project Management Office) o en el área que cumpla con un rol similar.

  Para algunos documentar, almacenar,  distribuir y compartir la información y el conocimiento son una pérdida de tiempo o un trabajo no relevante.  Sin embargo, para aumentar el éxito de los proyectos  y  la rentabilidad de sus negocios, las empresas deben gestionar eficaz y eficientemente.  

  Con el fin de mantener la competitividad de las compañías, el Project Manager deben cumplir con los tiempos, operar con los recursos asignados, implementar los estándares de calidad comprometidos, gestionar los riesgos, llevar a cabo un manejo adecuado del equipo de trabajo y de las comunicaciones, durante la planificación, ejecución y control de los proyectos a su cargo.

  Nada de esto es posible sin la creación de un foco de conocimiento acerca de la metodología, las buenas prácticas y las experiencias. Este conocimiento debe ser continuo, estar actualizado, compartido y ser accesible para el responsable y el equipo del proyecto,  lo que implica ampliar las posibilidades de decisión de cada componente del equipo.

[1] Bill Gates – NED, 277.

¿Que es un Sistema de Administración del Conocimiento? (Knowledge Management System)

Es un sistema de distribución hypermedia (gráficos, audio, video, texto e hipervínculos, etc.) para administrar el conocimiento en las organizaciones, soportando la creación, captura, almacenamiento y  distribución de conocimientos y habilidades. El sistema permite llevar a cabo la administración de todo el plan de capacitación, tanto presencial como virtual; facilitando la gestión de una capacitación dinámica, colaborativa, personalizada, efectiva y mixta.

Conocimiento, en el caso de KMS es el know-how de la organización. Incluye las habilidades de las organizaciones utilizadas para operar, tomar decisiones importantes y establecer la dirección estratégica.

Esquema Básico

¿Que es la Administración del Conocimiento (Knowledge Management)?

Podemos encontrar varias acepciones:

•  Es el desarrollo de habilidades organizacionales que complementan los procesos de negocios, facilitando alcanzar los objetivos estratégicos definidos por la dirección.
•  Es gestionar los flujos de la información y llevar la información correcta a las personas que la necesitan de manera que se pueda hacer algo con prontitud” B.Gates (NED, 277).

Los niveles de conocimiento:

            Los datos: son la unidad básica de la información. Es casi todo lo que usan los sistemas operacionales y las Bases de Datos Relacionales. Es en esta unidad que los sistemas comparten información.

            La información: son datos procesados. Son datos puestos en contexto.

            El Conocimiento: Información procesada con inteligencia (humana o artificial). Suelen ser conclusiones. Es muy difícil de compartir entre sistemas informáticos.

            La sabiduría: es un estadío superior en donde se dominaría por completo un tema. Esto todavía no es tratado por la IT comercial.

Los procesos de KM en una organización mediana y grande, como parte del Sistema Nervioso Digital deben estar soportados informáticamente.

Para poder implementar los aplicativos que soporten los procesos de KM debe haber una infraestructura instalada,  que denominamos Tecnología de la Información y esta compuesta por Software de Base, Hardware, Redes, Comunicaciones, Base de Datos, etc.