Cuando debemos implementar un nuevo proyecto y nos sería útil tener acceso a información histórica y consultar con expertos, la experiencia indica que encontramos pobre, y en algunos casos nada, de información, conocimiento o documentación de las Lecciones Aprendidas. ¿Por qué sucede esto?
Algunas respuestas:
- “No hemos decidido el plan definitivo de este proyecto, así que no queremos documentarlo ahora para no tener que rehacerlo después.”
- "Bueno, no generamos documentación ni reuniones, porque hemos implementado varios proyectos similares, así que todo el equipo sabe cómo funciona.”
- “No tenemos tiempo para eso, nuestros Schedule en muy ajustado.
- Estamos siempre implementando proyectos de mejora del sistema, cuando tengamos la versión final, lo volcaremos a la base de conocimiento.
La Administración del Conocimiento expresa que “Es algo que empieza con los objetivos y los procesos de la empresa y con el reconocimiento de la necesidad de compartir información. La gestión del conocimiento no es más que gestionar los flujos de la información y llevar la correcta a las personas que la necesitan, de manera que sea posible hacer algo con prontitud (1)”, en muchos casos, nos encontraremos que, en Project Management, esto no se cumple.
Es necesario reconocer que la Administración del Conocimiento, no sólo implica almacenamiento de información o documentación, sino que también protege y conserva el conocimiento organizacional, genera oportunidad para ampliar las posibilidades de decisión, mejora de servicios y productos y agrega flexibilidad. Como parte de la gestión se deben incluir:
• Redes de Expertos: que funcionan como canal oficial de transferencia de las mejores prácticas en la organización, formadas por personas que poseen un alto nivel de conocimiento sobre temas específicos y lo comparten constructivamente.
• Comunidades de Práctica: que se encuentran conformadas por personas que se atraen por necesidades técnicas y profesionales, basadas en el conocimiento y experiencia de sus integrantes, con el objetivo de desarrollar su dominio del conocimiento.
En la Dirección de Proyectos podrían crearse diferentes Comunidades de Práctica, como de: Riesgos, Calidad y Costos, cuyos objetivos sean los de identificar fuentes de información, clasificarla y consensuar, para garantizar la adopción e implementación de las mejores prácticas, como así también, poner a disponibilidad y compartir el conocimiento con los equipos de proyecto y colaborar con el Área de RRHH para los programas de entrenamiento.
La decisión de valor de una política de Administración del Conocimiento y la implementación de un Sistema que lo soporte (Learning Managment System) debería recaer en la PMO (Project Management Office) o en el área que cumpla con un rol similar.
Para algunos documentar, almacenar, distribuir y compartir la información y el conocimiento son una pérdida de tiempo o un trabajo no relevante. Sin embargo, para aumentar el éxito de los proyectos y la rentabilidad de sus negocios, las empresas deben gestionar eficaz y eficientemente.
Con el fin de mantener la competitividad de las compañías, el Project Manager deben cumplir con los tiempos, operar con los recursos asignados, implementar los estándares de calidad comprometidos, gestionar los riesgos, llevar a cabo un manejo adecuado del equipo de trabajo y de las comunicaciones, durante la planificación, ejecución y control de los proyectos a su cargo.
Nada de esto es posible sin la creación de un foco de conocimiento acerca de la metodología, las buenas prácticas y las experiencias. Este conocimiento debe ser continuo, estar actualizado, compartido y ser accesible para el responsable y el equipo del proyecto, lo que implica ampliar las posibilidades de decisión de cada componente del equipo.
[1] Bill Gates – NED, 277.
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