Video Seminario Project Management

Seminario organizado por la Comunidad Baitec el día 17 de Noviembre de 2010

Se presentaron algunos conceptos del Project Management, se comentan la Estructura de Desglose de Trabajo, la composición del Cronograma y luego una Matriz de Riesgos.

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¿Por qué es interesante para emprendedores el Project Management?

Los emprendedores, en general, cuentan con grandes ideas y en muchos casos con capital para comenzar su emprendimiento, pero carecen de formación en administración y experiencia en dirección de equipos, esto lleva a que hasta las ideas más brillantes puedan fracasar si no se pone el énfasis en su gestión: es por ello que el Project Management resulta una disciplina fundamental al momento de planificar, ejecutar y controlar nuestro emprendimiento y  alcanzar nuestro objetivos en forma existosa. 

¿Qué es la Administración de Proyectos?

Es una Metodología de trabajo con la que se dirige un proyecto desde su planificación a su finalización, cuidando estos tres ejes fundamentales: tiempo, costos y calidad.

Permite:

•  Ser una guía para el equipo del proyecto
•  Generar buenas prácticas que permitan alcanzar los objetivos del proyecto
•  Tener en cuenta que hay personas detrás de todo. Las habilidades humanas toman un rol a considerar para lograr el éxito de un proyecto.

¿Para qué sirve el Project Management?

  

Ofrece al responsable y al equipo de dirección del proyecto suficiente información para la toma de decisiones adecuadas para el desarrollo del proyecto.

¿Qué es una EDT (Estructura de desglose de trabajo) o WBS (WorkBreakdown Structure)?

El propósito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales. Siendo un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la planificación del proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT.

Características:

• Descomposición jerárquica
• Orientada al entregable
• Representa el trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto.
• Representa el trabajo especificado en el Alcance.
• Ayuda a los interesados a ver gráficamente los productos entregables del proyecto.

Manejo de WBS Chart Pro EDT

Cómo utilizar el software WBS Chart para la creación de EDT (Estructura de desglose de trabajo)

¿Que es un Sistema de Administración del Conocimiento? (Knowledge Management System)

Es un sistema de distribución hypermedia (gráficos, audio, video, texto e hipervínculos, etc.) para administrar el conocimiento en las organizaciones, soportando la creación, captura, almacenamiento y  distribución de conocimientos y habilidades. El sistema permite llevar a cabo la administración de todo el plan de capacitación, tanto presencial como virtual; facilitando la gestión de una capacitación dinámica, colaborativa, personalizada, efectiva y mixta.

Conocimiento, en el caso de KMS es el know-how de la organización. Incluye las habilidades de las organizaciones utilizadas para operar, tomar decisiones importantes y establecer la dirección estratégica.

Esquema Básico

¿Que es la Administración del Conocimiento (Knowledge Management)?

Podemos encontrar varias acepciones:

•  Es el desarrollo de habilidades organizacionales que complementan los procesos de negocios, facilitando alcanzar los objetivos estratégicos definidos por la dirección.
•  Es gestionar los flujos de la información y llevar la información correcta a las personas que la necesitan de manera que se pueda hacer algo con prontitud” B.Gates (NED, 277).

Los niveles de conocimiento:

            Los datos: son la unidad básica de la información. Es casi todo lo que usan los sistemas operacionales y las Bases de Datos Relacionales. Es en esta unidad que los sistemas comparten información.

            La información: son datos procesados. Son datos puestos en contexto.

            El Conocimiento: Información procesada con inteligencia (humana o artificial). Suelen ser conclusiones. Es muy difícil de compartir entre sistemas informáticos.

            La sabiduría: es un estadío superior en donde se dominaría por completo un tema. Esto todavía no es tratado por la IT comercial.

Los procesos de KM en una organización mediana y grande, como parte del Sistema Nervioso Digital deben estar soportados informáticamente.

Para poder implementar los aplicativos que soporten los procesos de KM debe haber una infraestructura instalada,  que denominamos Tecnología de la Información y esta compuesta por Software de Base, Hardware, Redes, Comunicaciones, Base de Datos, etc.

¿Qué es un proyecto?

Un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto o servicio único, de modo de alcanzar un objetivo, con restricciones de costo, tiempo, calidad, recursos, etc.

Características
* Temporal, tienen un principio y un fin.
* Productos, servicios o resultados únicos.
* Elaboración gradual.

Ejemplos
* Nuevo producto
* Implementación Plan de capacitación
* Diseñar un nuevo sistema de tránsito vehicular
* Construir una casa

¿Que contiene el Plan de Dirección del Proyecto?


El plan para la dirección del proyecto integra y consolida:

1 Todos los planes de gestión subsidiarios, entre otros los planes de gestión de:

• Requisitos
• Alcance del proyecto
• Cronograma
• Costos
• Calidad
• Mejoras del proceso
• Recursos humanos
• Comunicaciones
• Riesgos
• Adquisiciones

De las necesidades del proyecto, surgirá el nivel de detalle que se requiere para cada uno de los planes subsidiarios. A partir de la definición de las líneas base del plan de dirección del proyecto, las mismas pueden cambiarse sólo a través de la generación y aprobación de la solicitud de cambio correspondiente ejecutada en el proceso Realizar Control Integrado de Cambios.

2 Las líneas base de los procesos de planificación que abarcan entre otras:

• Línea base del Alcance
• Línea base del  Cronograma
• Línea base de Costos

Con frecuencia, las líneas base de alcance, cronograma y costo se combinan en una línea base para la medición del desempeño, que se utiliza como línea base global del proyecto, con respecto a la cual se puede medir el desempeño global del proyecto. La línea base para la medición del desempeño se utiliza para la medición del valor ganado. PMBoK(2008).

Matrices de la Gestión de Riesgos

¿Cómo identificar y clasificar los riesgos?

En el proceso de Gestión de Riesgos, luego de la planificación, se realiza la identificación y clasificación de los mismos.
En el proceso de identificación es importante la participación del equipo del proyecto y otros interesados claves. Una de las técnicas que se utilizan en este proceso es la Tormenta de Ideas (Brainstorming), como una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. Durante las reuniones de equipo se trabaja con la generación de "ideas" acerca de cuales pueden ser los riesgos del proyecto y sus causas Con las "ideas" generadas se utiliza el Diagrama de Ishikawa o Diagrama de Espina de Pescado para dar un orden y clasificación a los riesgos encontrados. Un análisis ulterior explota estratégicamente la validez cualitativa de lo elaborado con estas técnicas, donde se analizará la probabilidad, el impacto y la prioridad de importancia. Sobre la base de lo producido, se realiza la Matriz de Identificación y Clasificación de Riesgos. En el ejemplo de muestra se calificó cualitativamente a cada riesgo detectado evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos. En un proceso posterior se realiza el análisis cuantitativo, que consiste en analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.
A continuación se muestra un Ejemplo de Matriz de Riesgos del Proyecto, con categorización, probabilidad, impacto e prioridad de importancia.

 

¿Cómo realizar en Plan de Respuesta a los riesgos?
 Una vez obtenida la matriz de identificación y clasificación y el análisis cualitativo y cuantitativo, se elabora el Plan de Respuesta a los Riesgos. En dicho proceso se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. La siguiente Planilla de Respuesta a los Riesgos es sobre dos subcategorías (Recursos e Infraestructura) del ejemplo anterior.

Gestión de Riesgos

Riesgos: amenazas y oportunidades

En términos particulares, una amenaza es todo aquello que tenga una posibilidad o probabilidad de ocurrir, como causante de daño. En dirección de proyectos  los riesgos,  pueden ser amenazas u oportunidades para el proyecto.
El riesgo es el producto de la ocurrencia de la amenaza u oportunidad y su consecuencia. Sin la ocurrencia de amenazas u oportunidades el riesgo sería cero. En el ámbito de los proyectos una amenaza latente (con posibilidad de ocurrencia) podría ser  la desvinculación de un recurso humano "clave" en el equipo del proyecto y el riesgo, el atraso del proyecto como consecuencia de la falta de ese personal.

Gestión de Riesgos del Proyecto

Objetivos

Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto. (PMBoK  2012).

La gestión de riesgos del proyecto describe los procesos involucrados en la identificación, análisis y control de los riesgos para el proyecto. Incluye los pocesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto.(PMBoK  2012).

Evaluemos la factibilidad de los proyectos

Una etapa importante, al intentar la implementación de un proyecto, es su evaluación previa. Proyectos que se inician sin este tipo de análisis, llevan a frustraciones y en esos casos, no se refiere al fracaso del proyecto por una falla en la planificación, ejecución o control del mismo, sino debido a que el producto o servicio no era factible, esto puede deberse a la existencia de demasiadas expectativas y riesgos no evaluados.

El proyecto factible

Con base en las diversas concepciones, el proyecto factible se desarrolla a través de las siguientes etapas: el diagnóstico de las necesidades, el cual puede basarse en una investigación de campo o en una investigación documental, planteamiento y fundamentación teórica de la propuesta; el procedimiento metodológico, las actividades y recursos necesarios para su ejecución y el análisis de viabilidad o factibilidad del proyecto (económica, política, social, técnicas, entre otros) y la posibilidad de ejecución (González, 1996; Arias, 1998; UPEL, 1998; Álvarez, 2001).

De allí que, el informe final del proyecto factible se conforma con los siguientes aspectos:

· Introducción

· Contexto de la situación

· El planteamiento de la necesidad, los objetivos y la justificación del proyecto

· El marco referencial

· La metodología

· El diagnóstico de necesidades

· La formulación de la propuesta

· El análisis de factibilidad

· Las recomendaciones

· Una lista de referencias

Además, en caso de que el proyecto refiera la evaluación de propuestas, es necesario incorporar la descripción de los procesos, los resultados, las conclusiones y recomendaciones.

Por qué el indicador de Éxito de Proyectos, acorde al Standish Group Chaos Report 2009 (32%), muestra deterioro frente a los resultados del 2006 (35%) ?

• Estamos ante proyectos más complejos donde el tiempo es cada vez limitado ?
• Tenemos menos tiempo para planear ?
• Seguimos inmersos en evitar cambios, por no tener la capacidad para adaptarnos al cambio ?