¿Project Management, sinónimo de transparencia en Proyectos Públicos?

Este tema es de especial interés para aquellos que desarrollan proyectos en organizaciones públicas, ya sean empresas o reparticiones de gobierno, tanto internacionales, nacionales, provinciales o municipales. 

El primer aspecto a destacar en la aplicación de las buenas prácticas de Project Management, es la participación ciudadana concretada a través de las Área de conocimiento "Gestión de los Interesados" y "Gestión de las Comunicaciones", donde cada interesado (llámese organización no gubernamental, gobierno, sociedad de fomento, club barrial, asamblea vecinal, escuela, ciudadano, etc.) "afectado" positiva o negativamente por el proyecto, puede tener su espacio de opinión, sugerencia y conocimiento del avance y estado de los planes de desarrollo que se implementan en los organismos.

La generación y publicación de información sobre proyectos, tales como sus fines, desarrollo y progreso, podrán ser comunicados a través de diferentes herramientas tecnológicas, de administración de proyectos y de administración del conocimiento, como por ejemplo, utilizando Groupware que incluye sitios Web como portales del conocimiento.

El modelo expuesto representa una solución para la mejora de la gestión de planes de desarrollo bajo una organización pública moderna comprometida en compartir y consensuar con los “interesados” la problemáticas planteadas y las soluciones propuestas, así como en incorporar metodologías de gerenciamiento de proyectos, clásicas y ágiles, utilizando un Manual de Políticas y Procedimientos aplicado a la administración de proyectos.

La mejora continua de la gestión, se realizará mediante la generación de indicadores, la difusión de los resultados de la gestión pública y la opinión de la ciudadanía a través de sistemas de calidad.

Como primer paso se recomienda la realización de un diagnóstico que muestre el estado de situación de la organización, para luego implementar o aplicar mejoras al mismo. Los tres ejes fundamentales son:

• Métodos y herramientas de administración de proyectos.

• Políticas y planes de participación ciudadana.

• Capital intelectual y relacional y técnicas y herramientas de administración del conocimiento. 

Relación entre los ejes 

Beneficios del modelo propuesto

• Eficacia, Eficiencia y economía, la calidad está presente a lo largo de todo el proceso.
• Mejor comunicación entre los diferentes interesados, optimización de los distintos grupos temáticos y consenso en las decisiones.
• Compromiso adquirido y sustentable en el tiempo relacionado con el sentido de pertenencia y sentirse parte de las decisiones.
• Transparencia durante todo el proceso.

Las habilidades que marcarán el mercado laboral en el año 2020

Se trata de competencias que mezclan los conocimientos con las habilidades sociales, la agudeza y la capacidad de adaptarse al cambio. 

Capacidad de pensamiento crítico, desempeñarse en diferentes culturas, dominar el lenguaje informático, arribar a soluciones creativas para problemas estándares;  estas son cuatro de las diez habilidades que deberán tener quienes sean parte de la fuerza laboral en el año 2020, según un estudios elaborados por el Instituto del Futuro del Instituto de Investigación de la Universidad de Phoenix.

Las mencionadas "competencias" son las que permitirán alcanzar el éxito en el campo laboral y enfrentar los desafíos que vivirá la humanidad en los próximos años.

Además de las mencionadas, las otras habilidades que identifica el reporte son: tener inteligencia social; poder evaluar críticamente y elaborar contenido para diversos medios de comunicación; entender y manejar conceptos propios de diversas disciplinas; diseñar tareas y aplicarlas para que produzcan los resultados deseados; discriminar y filtrar la información importante, y ser capaz de trabajar productivamente con miembros de un equipo virtual.

Metodologías Ágiles

Un video corto y preciso que explica de manera sencilla y resumida del marco de trabajo SCRUM.

La relación entre el Project Management y el Knowledge Management.

  Cuando debemos implementar un nuevo proyecto y nos sería útil tener acceso a información histórica y consultar con expertos, la experiencia indica que encontramos pobre, y en algunos casos nada, de información, conocimiento o documentación de las Lecciones Aprendidas. ¿Por qué sucede esto? 

Algunas respuestas:

• “No hemos decidido el plan definitivo de este proyecto, así que no queremos documentarlo ahora para no tener que rehacerlo después.”
• "Bueno, no generamos documentación ni  reuniones, porque hemos implementado varios proyectos similares, así que todo el equipo sabe cómo funciona.”
• “No tenemos tiempo para eso, nuestros Schedule en muy ajustado. 
• Estamos siempre implementando proyectos de mejora del sistema, cuando tengamos la versión final, lo volcaremos a la base de conocimiento.

La Administración del Conocimiento expresa que “Es algo que empieza con los objetivos y los procesos de la empresa y con el reconocimiento de la necesidad de compartir información. La gestión del conocimiento no es más que gestionar los flujos de la información y llevar la correcta a las personas que la necesitan, de manera que sea posible hacer algo con prontitud (1)”, en muchos casos, nos encontraremos que, en Project Management, esto no se cumple.      

  Es necesario reconocer que la Administración del Conocimiento, no sólo implica almacenamiento de información o documentación, sino que también protege y conserva el conocimiento organizacional,  genera oportunidad para ampliar las posibilidades de decisión, mejora de servicios y productos y agrega flexibilidad. Como parte de la gestión se deben incluir:

• Redes de Expertos: que funcionan como canal oficial de transferencia de las mejores prácticas en la organización, formadas por personas que poseen un alto nivel de conocimiento sobre temas específicos y lo comparten constructivamente. 

• Comunidades de Práctica: que se encuentran conformadas por personas que se atraen por necesidades técnicas y profesionales, basadas en el conocimiento y experiencia de sus integrantes, con el objetivo de desarrollar su dominio del conocimiento. 

  En la Dirección de Proyectos podrían crearse diferentes Comunidades de Práctica, como de: Riesgos, Calidad y Costos, cuyos objetivos sean los de identificar fuentes de información, clasificarla y consensuar, para garantizar la adopción e implementación de las mejores prácticas,  como así también, poner a disponibilidad y compartir el conocimiento con los equipos de proyecto y colaborar con el Área de RRHH para los programas de entrenamiento.

  La decisión de valor de una política de Administración del Conocimiento y la implementación de un Sistema que lo soporte (Learning Managment System) debería recaer en la PMO (Project Management Office) o en el área que cumpla con un rol similar.

  Para algunos documentar, almacenar,  distribuir y compartir la información y el conocimiento son una pérdida de tiempo o un trabajo no relevante.  Sin embargo, para aumentar el éxito de los proyectos  y  la rentabilidad de sus negocios, las empresas deben gestionar eficaz y eficientemente.  

  Con el fin de mantener la competitividad de las compañías, el Project Manager deben cumplir con los tiempos, operar con los recursos asignados, implementar los estándares de calidad comprometidos, gestionar los riesgos, llevar a cabo un manejo adecuado del equipo de trabajo y de las comunicaciones, durante la planificación, ejecución y control de los proyectos a su cargo.

  Nada de esto es posible sin la creación de un foco de conocimiento acerca de la metodología, las buenas prácticas y las experiencias. Este conocimiento debe ser continuo, estar actualizado, compartido y ser accesible para el responsable y el equipo del proyecto,  lo que implica ampliar las posibilidades de decisión de cada componente del equipo.

[1] Bill Gates – NED, 277.

Project Management sólo para Project Managers?

Algo que ya sabemos...

  Un Project Manager es el encargado de que un proyecto se lleve a cabo, muchas veces desde que inicia, muchas otras ya en curso, pero siempre es la persona que debe administrar recursos y equilibrar, negociar y visualizar riesgos u obstáculos que puedan impedir llegar a la meta.  

¿Y qué sucede con el resto de los stakeholders (interesados)?

   Así nos desempeñemos como sponsor (Patrocinador), equipo del proyecto, consultores técnicos, personal de finanzas, de recursos humanos o tengamos a cargo el control del proyecto, es decir, nos hallemos entre los interesados (stakeholders), ¿No deberíamos saber de que trata la Administración de Proyectos?  

   Si nos encontramos en la posición de Sponsor, ¿No sería un beneficio poder realizar una interpretación del CV (Cost Variance) para conocer si nuestro proyecto se encuentra con sobrecostos?, u observar el avance en una WBS o EDT (Work Breakdown Structure o Estructura de Desglose de Trabajo) para saber los entregables que faltan?, o, ¿Por qué un riesgo, si se cumple, tiene una incidencia alta en nuestro proyecto?. 

  ¿Qué sucede con el equipo del proyecto? Se puede alcanzar un buen intercambio de información si se desconoce el Plan de Comunicaciones, ¿Cómo sabremos a quién comunicar o consultar, la información precisa en el momento oportuno?. 

    Reconocemos de la importancia de la Administración del conocimiento (Lecciones aprendidas), ¿El área responsable de la organización de mantener este importante proceso, se encuentra incluída dentro de nuestros stakeholders?.

 La correcta lectura de los tiempos del proyecto (cronograma) y del indice de rendimiento del cronograma (SPI - Schedule Performance Index), nos dará señales sobre cuan eficiente fue la planificación y ejecución de nuestro proyecto y si nos encontramos atrasados en su desarrollo.

   Definitivamente existe una ventaja en conocer la metodología de Dirección de Proyectos. Por lo menos, todas las personas involucradas deberían tener una idea global de los beneficios, terminología y procesos de la Dirección de proyectos. La unificación de un mismo "lenguaje" aportaría eficacia en la comunicación, beneficios al compartir el conocimiento, sobretodo en la realización de evaluaciones previas a la toma de decisiones y el compromiso que se alcanza al realizar un trabajo en equipo.

¿Por qué quiero ser Project Manager?

En una publicación del  blog del PMI se sugieren algunos motivos que se relacionan con lo que es "ser" un project manager:

• gestionar equipos
• trabajar con diferentes culturas y en diferentes entornos
• enfrentar nuevas situaciones
• poder mejorar continuamente en ciclos muy cortos
• aprender continuamente
• gestionar tu tiempo y esfuerzo hacia resultados muy claros

Las características por las que me gusta ser Project Manager son: tener una visión global, crear algo nuevo y ser generadora de cambios,  enfrentar nuevos retos y situaciones,  adquirir experiencia y conocimientos de diferentes industrias y negocios,  asumir responsabilidades, trabajar en equipo, tomar decisiones y tener autonomía e independencia.

En la administración de proyectos existen puntos importantes: la planificación y control y la gestión de cambios, ya que sin lo primero, es prácticamente imposible llegar a buen término con nuestro proyecto y todo sería improvisar. En el segundo punto, se trata de "ver" la realidad, los cambios existen, no tiene sentido negarlos, lo que debemos hacer es tratar de entenderlos, evaluar el impacto e implementarlos. La combinación produce un interés en la profesión.

El project management es una de las profesiones que más se adapta a la realidad mundial, fundamentalmente por los cambios en tecnología, la globalización, la optimización de resultados y el trabajo en equipo.

Esquema básico de la Metodología 

Cuando realizamos un proyecto, recibimos como entrada los requerimientos del sponsor o patrocinador e interesados clave y tomaremos en cuenta las lecciones aprendidas que constan en nuestra base de conocimiento. Durante el desarrollo aplicaremos los conocimientos en gestión de proyectos (técnicas y herramientas) y obtendremos las salidas de las fases del proyecto, que serán los entregables del mismo.

Gestión de Proyectos Norma ISO 21.500

El  Comité Tecnico 236 (TC236) se encuentra estudianto el estandar ISO 21.500 que trata sobre gestión de proyectos. Se estima que para fines de este año se publicará la primera versión de dicha norma.

 Objetivo de la norma 21.500

Recomendar a las organizaciones (y no a los individuos, como el PMI) una manera profesional de elaborar los proyectos sobre la base de mejores prácticas del mercado global. Es por eso que la ISO 21.500 se inspira en el PMBoK y en PRINCE2. Por ahora la norma surgirá como un documento con recomendaciones. Si luego se configura con una norma certificable, será para las organizaciones, como lo es la ISO 9000.

Video Seminario Project Management

Seminario organizado por la Comunidad Baitec el día 17 de Noviembre de 2010

Se presentaron algunos conceptos del Project Management, se comentan la Estructura de Desglose de Trabajo, la composición del Cronograma y luego una Matriz de Riesgos.

Accedé al video del seminario

¿Por qué es interesante para emprendedores el Project Management?

Los emprendedores, en general, cuentan con grandes ideas y en muchos casos con capital para comenzar su emprendimiento, pero carecen de formación en administración y experiencia en dirección de equipos, esto lleva a que hasta las ideas más brillantes puedan fracasar si no se pone el énfasis en su gestión: es por ello que el Project Management resulta una disciplina fundamental al momento de planificar, ejecutar y controlar nuestro emprendimiento y  alcanzar nuestro objetivos en forma existosa. 

¿Qué es la Administración de Proyectos?

Es una Metodología de trabajo con la que se dirige un proyecto desde su planificación a su finalización, cuidando estos tres ejes fundamentales: tiempo, costos y calidad.

Permite:

•  Ser una guía para el equipo del proyecto
•  Generar buenas prácticas que permitan alcanzar los objetivos del proyecto
•  Tener en cuenta que hay personas detrás de todo. Las habilidades humanas toman un rol a considerar para lograr el éxito de un proyecto.

¿Para qué sirve el Project Management?

  

Ofrece al responsable y al equipo de dirección del proyecto suficiente información para la toma de decisiones adecuadas para el desarrollo del proyecto.

¿Qué es una EDT (Estructura de desglose de trabajo) o WBS (WorkBreakdown Structure)?

El propósito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales. Siendo un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la planificación del proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT.

Características:

• Descomposición jerárquica
• Orientada al entregable
• Representa el trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto.
• Representa el trabajo especificado en el Alcance.
• Ayuda a los interesados a ver gráficamente los productos entregables del proyecto.

Manejo de WBS Chart Pro EDT

Cómo utilizar el software WBS Chart para la creación de EDT (Estructura de desglose de trabajo)

¿Que es un Sistema de Administración del Conocimiento? (Knowledge Management System)

Es un sistema de distribución hypermedia (gráficos, audio, video, texto e hipervínculos, etc.) para administrar el conocimiento en las organizaciones, soportando la creación, captura, almacenamiento y  distribución de conocimientos y habilidades. El sistema permite llevar a cabo la administración de todo el plan de capacitación, tanto presencial como virtual; facilitando la gestión de una capacitación dinámica, colaborativa, personalizada, efectiva y mixta.

Conocimiento, en el caso de KMS es el know-how de la organización. Incluye las habilidades de las organizaciones utilizadas para operar, tomar decisiones importantes y establecer la dirección estratégica.

Esquema Básico

¿Que es la Administración del Conocimiento (Knowledge Management)?

Podemos encontrar varias acepciones:

•  Es el desarrollo de habilidades organizacionales que complementan los procesos de negocios, facilitando alcanzar los objetivos estratégicos definidos por la dirección.
•  Es gestionar los flujos de la información y llevar la información correcta a las personas que la necesitan de manera que se pueda hacer algo con prontitud” B.Gates (NED, 277).

Los niveles de conocimiento:

            Los datos: son la unidad básica de la información. Es casi todo lo que usan los sistemas operacionales y las Bases de Datos Relacionales. Es en esta unidad que los sistemas comparten información.

            La información: son datos procesados. Son datos puestos en contexto.

            El Conocimiento: Información procesada con inteligencia (humana o artificial). Suelen ser conclusiones. Es muy difícil de compartir entre sistemas informáticos.

            La sabiduría: es un estadío superior en donde se dominaría por completo un tema. Esto todavía no es tratado por la IT comercial.

Los procesos de KM en una organización mediana y grande, como parte del Sistema Nervioso Digital deben estar soportados informáticamente.

Para poder implementar los aplicativos que soporten los procesos de KM debe haber una infraestructura instalada,  que denominamos Tecnología de la Información y esta compuesta por Software de Base, Hardware, Redes, Comunicaciones, Base de Datos, etc.

¿Qué es un proyecto?

Un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto o servicio único, de modo de alcanzar un objetivo, con restricciones de costo, tiempo, calidad, recursos, etc.

Características
* Temporal, tienen un principio y un fin.
* Productos, servicios o resultados únicos.
* Elaboración gradual.

Ejemplos
* Nuevo producto
* Implementación Plan de capacitación
* Diseñar un nuevo sistema de tránsito vehicular
* Construir una casa

¿Que contiene el Plan de Dirección del Proyecto?


El plan para la dirección del proyecto integra y consolida:

1 Todos los planes de gestión subsidiarios, entre otros los planes de gestión de:

• Requisitos
• Alcance del proyecto
• Cronograma
• Costos
• Calidad
• Mejoras del proceso
• Recursos humanos
• Comunicaciones
• Riesgos
• Adquisiciones

De las necesidades del proyecto, surgirá el nivel de detalle que se requiere para cada uno de los planes subsidiarios. A partir de la definición de las líneas base del plan de dirección del proyecto, las mismas pueden cambiarse sólo a través de la generación y aprobación de la solicitud de cambio correspondiente ejecutada en el proceso Realizar Control Integrado de Cambios.

2 Las líneas base de los procesos de planificación que abarcan entre otras:

• Línea base del Alcance
• Línea base del  Cronograma
• Línea base de Costos

Con frecuencia, las líneas base de alcance, cronograma y costo se combinan en una línea base para la medición del desempeño, que se utiliza como línea base global del proyecto, con respecto a la cual se puede medir el desempeño global del proyecto. La línea base para la medición del desempeño se utiliza para la medición del valor ganado. PMBoK(2008).

Matrices de la Gestión de Riesgos

¿Cómo identificar y clasificar los riesgos?

En el proceso de Gestión de Riesgos, luego de la planificación, se realiza la identificación y clasificación de los mismos.
En el proceso de identificación es importante la participación del equipo del proyecto y otros interesados claves. Una de las técnicas que se utilizan en este proceso es la Tormenta de Ideas (Brainstorming), como una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. Durante las reuniones de equipo se trabaja con la generación de "ideas" acerca de cuales pueden ser los riesgos del proyecto y sus causas Con las "ideas" generadas se utiliza el Diagrama de Ishikawa o Diagrama de Espina de Pescado para dar un orden y clasificación a los riesgos encontrados. Un análisis ulterior explota estratégicamente la validez cualitativa de lo elaborado con estas técnicas, donde se analizará la probabilidad, el impacto y la prioridad de importancia. Sobre la base de lo producido, se realiza la Matriz de Identificación y Clasificación de Riesgos. En el ejemplo de muestra se calificó cualitativamente a cada riesgo detectado evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos. En un proceso posterior se realiza el análisis cuantitativo, que consiste en analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.
A continuación se muestra un Ejemplo de Matriz de Riesgos del Proyecto, con categorización, probabilidad, impacto e prioridad de importancia.

 

¿Cómo realizar en Plan de Respuesta a los riesgos?
 Una vez obtenida la matriz de identificación y clasificación y el análisis cualitativo y cuantitativo, se elabora el Plan de Respuesta a los Riesgos. En dicho proceso se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. La siguiente Planilla de Respuesta a los Riesgos es sobre dos subcategorías (Recursos e Infraestructura) del ejemplo anterior.

Gestión de Riesgos

Riesgos: amenazas y oportunidades

En términos particulares, una amenaza es todo aquello que tenga una posibilidad o probabilidad de ocurrir, como causante de daño. En dirección de proyectos  los riesgos,  pueden ser amenazas u oportunidades para el proyecto.
El riesgo es el producto de la ocurrencia de la amenaza u oportunidad y su consecuencia. Sin la ocurrencia de amenazas u oportunidades el riesgo sería cero. En el ámbito de los proyectos una amenaza latente (con posibilidad de ocurrencia) podría ser  la desvinculación de un recurso humano "clave" en el equipo del proyecto y el riesgo, el atraso del proyecto como consecuencia de la falta de ese personal.

Gestión de Riesgos del Proyecto

Objetivos

Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto. (PMBoK  2012).

La gestión de riesgos del proyecto describe los procesos involucrados en la identificación, análisis y control de los riesgos para el proyecto. Incluye los pocesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto.(PMBoK  2012).

Evaluemos la factibilidad de los proyectos

Una etapa importante, al intentar la implementación de un proyecto, es su evaluación previa. Proyectos que se inician sin este tipo de análisis, llevan a frustraciones y en esos casos, no se refiere al fracaso del proyecto por una falla en la planificación, ejecución o control del mismo, sino debido a que el producto o servicio no era factible, esto puede deberse a la existencia de demasiadas expectativas y riesgos no evaluados.

El proyecto factible

Con base en las diversas concepciones, el proyecto factible se desarrolla a través de las siguientes etapas: el diagnóstico de las necesidades, el cual puede basarse en una investigación de campo o en una investigación documental, planteamiento y fundamentación teórica de la propuesta; el procedimiento metodológico, las actividades y recursos necesarios para su ejecución y el análisis de viabilidad o factibilidad del proyecto (económica, política, social, técnicas, entre otros) y la posibilidad de ejecución (González, 1996; Arias, 1998; UPEL, 1998; Álvarez, 2001).

De allí que, el informe final del proyecto factible se conforma con los siguientes aspectos:

· Introducción

· Contexto de la situación

· El planteamiento de la necesidad, los objetivos y la justificación del proyecto

· El marco referencial

· La metodología

· El diagnóstico de necesidades

· La formulación de la propuesta

· El análisis de factibilidad

· Las recomendaciones

· Una lista de referencias

Además, en caso de que el proyecto refiera la evaluación de propuestas, es necesario incorporar la descripción de los procesos, los resultados, las conclusiones y recomendaciones.